Aikasyöppöjen orjuuttamat, palaisimmeko aitojen kohtaamisten aikaan?

Korona toi etätyöt ja niiden siivellä videopalaverit osaksi työpaikkojen arkea. Teamsista on samaan aikaan muodostunut kaikenlaisen yhteydenpidon kanava numero yksi.

Teknologian pitäisi olla hyödyllinen apulainen, mutta työtä helpottavista työkaluista on vaivihkaa tullut aikasyöppöjä.

Viime aikoina olen alkanut miettiä, miten työt saatiin tehtyä ”silloin ennen”.

Jopa faksien ja lankapuhelinten aikaan tieto kulki, asiat etenivät ja silti jäi hetki aikaa juoda kahvia kollegan kanssa mukavia jutellen.

Päivän tärkeimmät kohtaamiset tapahtuivat ohi mennen työpaikan käytävällä, lounaspöydässä tai kahvitauolla.

Usein näissä tilaisuuksissa ratkottiin enemmän asioita kuin nykyään virallisissa palavereissa.

Nykyään kalenteri täyttyy jos jonkinlaisista videopalavereista. Pahimmillaan ne ovat mykkien päiden galleria tai sekameteliä toistensa päälle limittyvistä puheenvuoroista.

Videopalavereiden ongelma on, että niiden järjestäminen on liian vaivatonta. Ei tarvitse miettiä palaveripaikkaa, tarjoiluja eikä välimatkoja. Kaikillehan nyt kätevä etäpalaveri sopii ihan milloin vaan.

Aivan liian usein videopalaveriin kutsutaan kaikki mahdolliset ihan vaan varmuuden vuoksi.

Kolmen hengen työpaja paisuu tunnin mittaiseksi 15 hengen etäkokoukseksi, jossa puolet osallistujista touhuaa samaan aikaan kahta, kolmea muuta asiaa.

Teams puolestaan pullistelee uusista viesteistä heti aamusta.

Niiden lukeminen ja niihin reagointi kasvattaa tunnetta, että jatkuvasti on oltava läsnä ja tavoitettavissa. Samalla kasvaa riittämättömyyden ja kiireen tuntu.

Teamsin ylivalta on helppo lopettaa, kun työpaikoilla sovitaan selkeästi mihin kanavaa käytetään ja mihin ei. Ja näihin yhteisiin pelisääntöihin sitoutuvat kaikki. Teams ei saisi olla työpaikkojen some.

Kannattaa muistaa, että usein perinteinen puhelinsoitto sitä paitsi auttaa ratkaisemaan asiat paljon nopeammin kuin loputon viestiketjuna käyty keskustelu.

Myös videopalavereiden hajaannus saadaan kuriin, jos niin halutaan. Agendan täytyy olla vielä selkeämpi kuin paikanpäällä järjestetyn kokoontumisen.

Puhetta johtavan on osattava ottaa jokainen läsnäolija huomioon ja kannustettava kaikkia osallistumaan keskusteluun.

Isännän asemaan nousseiden työkalujen palauttaminen arjen apureiksi on tärkeää ennen kaikkea siksi, että pian emme enää osaa kohdata toisiamme.

Kehonkielen lukeminen, katsekontakti ja aito läsnäolo jäävät taka-alalle, kun tilalle ovat tulleet peukut, hymiöt ja kiireessä kyhätyt Teams-viestit.

Aidon läsnäolon puute näkyy siinä, että ymmärrämme toisiamme yhä useammin väärin. Kirjoitettu viesti voi vaikuttaa töykeältä, vaikka sen piti olla nopea ja asiallinen.

Kun tapaamme kasvokkain, syntyy luottamusta, empatiaa ja yhteisiä muistoja – asioita, joita mikään kokousnauhoite ei korvaa.