Miten tarjouspyyntö laaditaan ja 10 muuta kysymystä metsänhoitotöiden kilpailuttamisesta

1. Mistä metsänomistaja löytää paikalliset metsän­hoitotöiden tekijät?

Metsänhoidon asiantuntija Annikka Selander, Suomen metsäkeskus: Metsäpalveluyrittäjiä löytyy esimerkiksi Metsään.fi-palvelusta. Kirjautumalla palveluun voi hakea oman kunnan palveluntarjoajat. Samalla näkee oman metsäpalstansa ajankohtaiset hoitotyöt. Tarjouspyynnöt hoitotöistä voi lähettää Metsään.fi-palvelusta suoraan valituille yrittäjille. Palvelun julkisella puolella on kohta ”Metsään.fi-toimijat kartalla”, josta voi myös etsiä paikallisia toimijoita ilman kirjautumista.

Metsänhoitotöitä tarjoavia yrittäjiä löytyy toki myös muuten netistä ja kysymällä asiaa esimerkiksi paikallisesta metsänhoitoyhdistyksestä.

2. Mitä hoitotöiden kilpailutuksessa pitää ottaa huomioon?

Ainakin pitää miettiä etukäteen, mitkä ovat omat toiveet metsän käsittelyssä. Jos omia toiveita ei ole esitetty tarjouspyynnössä tai sopimuksessa, tehdään hoitotyöt lähtökohtaisesti Tapion laatimien metsänhoidon suositusten mukaisesti. Jos tilaaja ei kerro tarkasti, mitä haluaa, voi olla, että työn lopputulos on laatustandardien mutta ei metsänomistajan tahdon mukainen.

Hintaa ei kannata käyttää ainoana kriteerinä tekijää valitessaan. Kannattaa selvittää, millainen kokemus työn tarjoajalla on kyseisestä hoitotyöstä.

3. Kuinka tarjous­pyyntö laaditaan?

Valmiita tarjouspyyntölomakkeita ei ole, joten tarjouspyyntö on vapaamuotoinen. Siihen kannattaa kirjata ainakin seuraavat asiat: tilatunnus, kartta käsiteltävistä kuvioista, pinta-ala, tilattavat hoitotyöt sekä omat toiveet toteuttamistavasta ja aikataulusta.

Voit liittää tarjouspyyntöön kuvia alueesta, jolloin tarjoaja voi paremmin arvioida vaadittavan työmäärän. Voit pyytää tekijöitä halutessasi paikan päälle metsään jo tarjouspyyntövaiheessa. Hoitotyötilauksen voi tehdä ilman kilpailuttamistakin, mutta silloin pitää pyytää kustannusarvio työstä. Tilaukseen merkitään samat asiat kuin tarjouspyyntöönkin.

4. Mihin saaduissa tarjouksissa pitää kiinnittää huomiota?

Selander: Katso, mitä tarjottu hinta sisältää ja missä aikataulussa työ luvataan tehdä. Tarkista myös, että tarjouksessa on yhteyshenkilön ja varsinaisen työn tekijän yhteystiedot. Varmista kysymällä, että tarjottu työntekijä varmasti osaa kyseisen hoitotyön.

Varmistu siitä, että tarjouksessa käytetty terminologia on yksiselitteistä. Ei esimerkiksi ole ”taimikon perkausta”, vaan on taimikon varhaisperkaus, kun taimet ovat noin metrin mittaisia, ja taimikon harvennus, kun puut ovat 3–5 metrin mittaisia. Jos jokin asia askarruttaa, kysy reippaasti tarkennuksia.

Toiminnanjohtaja Kari Kannisto, Metsänhoitoyhdistys Lounais-Häme: Osa yrityksistä käyttää ulkomaalaisia työntekijöitä ja painaa sillä hintatasoa. Varmista, että työntekijä osaa varmasti tehdä työn metsänhoidon suositusten mukaisesti.

5. Pitääkö sovituista töistä tehdä aina kirjallinen sopimus ja mitä sopimukseen kirjataan?

Selander: Työstä tehdään aina kirjallinen sopimus, tai ainakin käydään sovituista asioista sähköpostinvaihto, jossa kaikki oleelliset asiat tulevat sovituiksi ja kirjatuiksi.

Työn toteuttaja vaatii sopimukseen yleensä valtakirjat metsätilan mahdollisilta muilta omistajilta, kun tilaajana on esimerkiksi kuolinpesä tai yhtymä.

6. Kuinka tilaaja voi varmistua, että yrittäjä on hoitanut lakisääteiset velvoitteensa?

Selander: Tämän voi varmistaa PEFC-yrittäjärekisteristä hakemalla yrittäjää nimellä tai Y-tunnuksella. Yrittäjärekisteri löytyy osoitteesta www.pefc.fi.

7. Mikä on markkinahinta erilaisille hoitotöille?

Selander: Edellisten vuosien toteutuneet keskihinnat löytyvät Luonnonvarakeskuksen ylläpitämästä metsänhoitotöiden yksikköhinta­tilastosta, joka on netissä. Hinnat ovat suuntaa antavia siksi, että jokainen työkohde on vaativuudeltaan ja työmenekiltään erilainen.

Vuonna 2019 varhaisperkauksen keskihinta oli 394 euroa hehtaarilta (alv 0 %) ja taimikon harvennuksen 470 euroa hehtaarilta. Laikutusmuokkaus maksoi keskimäärin 341 euroa ja istutustyö 687 euroa hehtaarilta.

Jos tarjottu hinta eroaa suuresti keskihinnoista, kannattaa kysyä perustelut hinnoittelulle. Yrittäjien nettisivuillaan ilmoittamat hinnat ovat yleensä alkaen-hintoja. Toteutuva hinta voi siten olla aivan toinen.

Kannisto: Työkohteet ovat hyvin erilaisia, joten hinnat vaihtelevat todella paljon. Taimikon harvennuksen hinta muodostuu poistettavien puiden lukumäärästä ja niiden järeydestä. Hyvin hoidetulla kohteella hehtaarin saattaa harventaa kuudessa tunnissa, kun hoitamattomassa taimikossa hehtaariin voi kulua neljä päivää. Taimikon harvennus voikin maksaa 300 eurosta 1 000 euroon hehtaa­rilta.

Kun aikaisemmat hoitotyöt on tehty ajallaan, sujuu työ nopeasti. Viivästyminen hoitotöissä tuo jokaiselle vuodelle 15–20 prosentin korotuksen hehtaarihintaan.

8. Voiko hoitotöiden kilpailutuksen ulkoistaa?

Kannisto: Melko harvat metsänomistajat kilpailuttavat hoitotöitään metsänhoitoyhdistyksen kautta.

Useimmiten työt tilataan suoraan metsänhoitoyhdistykseltä metsäneuvojan suosituksesta.

Metsänhoitoyhdistykset ovat jo valmiiksi kilpailuttaneet alueelliset tekijät ja varmistaneet, että heidän laatutasonsa täyttää hyvän metsänhoidon kriteerit.

Ammattitaitoisista tekijöistä on kaikilla alueilla pikemminkin pulaa kuin ylitarjontaa. Metsänomistajan on vaikea saada kustannuksia peittoon, jos hän teettää kilpailutuksen asiantuntijalla. Itse voi ja kannattaakin kilpailuttaa potentiaaliset hoitotöiden tekijät.

9. Pitääkö tekijän kanssa käydä metsässä ennen kuin työ aloitetaan?

Selander: Suosittelen ehdottomasti käyntiä paikan päällä tarjouspyyntövaiheessa tai viimeistään silloin, kun työ aloitetaan. Silloin voi kävellä alueen rajat ja säästettävät kohteet läpi. Tilaajan vastuulla on työkohteen selkeä rajaaminen esimerkiksi kuitunauhoilla. Metsänomistajalle on ilmoitettava aina, milloin työ alkaa ja kuka sitä tekee. Jos metsäammattilainen tulee paikalle, kannattaa samalla katsoa, mitkä ovat seuraa­vien vuosien hoitotoimet.

Kannisto: Tilanne taimikossa voi olla myös sellainen, että lehtipuut ovat kasvaneet istutettuja kuusia korkeammiksi, jolloin metsänomistajan pitää kertoa, missä suhteessa jätetään kuusia ja lehtipuita.

10. Miten hoitotöiden jälki tarkastetaan?

Selander: Lähtökohta on, että työn tekijä suorittaa koko ajan omavalvontaa ja tarkastaa, että alueelle jää suositusten mukainen määrä puita tai maanmuokkauksissa hyvälaatuisia istutuspaikkoja tulee tavoiteltu määrä. Valvonnan tulokset pitää kirjata lomakkeeseen ja omavalvontaraportti annetaan työn valmistuttua tilaajalle. Metsänomistajan pitää tietysti itsekin katsoa, että jälki on sovittua. Laadukkaan hoitotyön kriteerit ja laadun valvonnan tarkastuslistat löytyvät muun muassa Tapion metsänhoidon suosituksista.

Jos laatu eroaa sovitusta, pitää sopimuskumppanille esittää selkeä reklamaatio. Se kannattaa tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse, jotta reklamaatiosta jää todiste.

Kannisto: Metsänomistaja voi tarkastaa työn jälkeä silmämääräisyyden lisäksi neljän metrin onkivavalla. Säteeltään neljämetrisen ympyrän sisään pitää jäädä esimerkiksi muokkauksissa 8–10 istutuspaikkaa. Taimikon harvennuksissa pitää samanlaisen ympyrän sisään jäädä keskimäärin kymmenen puuta. Yleisin syy laadusta huomauttamiseen on se, että alueelle on jäänyt harvennuksen jälkeen liian paljon puuta kasvamaan. Kannattaa ottaa valokuvia alueesta ennen työn aloittamista ja työn valmistuttua. Silloin on aineistoa, jos laadusta joudutaan reklamoimaan.

11. Voiko hoitotöiden laadun valvonnan ulkoistaa?

Kannisto: Puolueettoman metsäammattilaisen voi tarvittaessa tilata tarkastamaan työn jäljen. Riidat hoitotöiden laadun osalta ovat onneksi hyvin harvinaisia.

Metsänhoidon suositukset: www.metsänhoidonsuositukset.fi

Näin tilaat metsänhoitotöitä -esite löytyy Metsäkeskuksen verkkosivuilta

Metsänhoitotöiden yksikkökustannukset: statdb.luke.fi > Metsätilastot > Rakenne ja tuotanto > Metsänhoito- ja metsänparannustyöt > Metsänhoito- ja metsänparannustyöt 2015

Artikkeli on julkaistu Aarteessa 11/2020.

• Määrittele metsän­hoidon tavoitteesi. Päätä mitä haluat, mitä töitä teet itse ja mitkä työt tilaat toimijoilta.
• Pyydä selkeitä vaihtoehtoja ja vertaa niitä keskenään.
• Esitä neuvottelussa kysymyksiä ja pyydä palveluntuottajaa kertomaan selkeästi eri työt ja olemassa olevat vaihtoehdot.
• Pyydä kustannusarvio ja kysy aikataulusta. Tarkista, vaikuttaako toiveesi töiden hintaan.
• Pyydä tarjous, kun olet päättänyt, mitä metsässäsi tehdään ja milloin.
• Varmista, että sinulla ja palveluntarjoajalla on sama käsitys lähtötilanteesta ja työalueesta.
• Tee aina kirjallinen sopimus, yksi kummallekin osapuolelle.
• Kysy oma­valvontaa ja pyydä raportti siitä.
• Vertaa lopputulosta tarkistuslistaan. Vastaako metsä toimenpiteen jälkeen tilausta?
• Anna suora­sukaista ja selkeää palautetta.