Suomen vankiloissa otettiin keväällä käyttöön uusi tietojärjestelmä – nyt työntekijöillä palaa työaikaa turhiin kirjauksiin ja vankeja pääsee vapaaksi väärään aikaan

Suomen vankiloissa otettiin toukokuun alussa käyttöön uusi asiakastietojärjestelmä. Uudella tietojärjestelmällä korvattiin yhdyskuntaseuraamustyössä käytetty Tyyne-järjestelmä ja vankiloissa käytössä ollut vankitietojärjestelmä. Käyttöönotosta on seurannut ylimääräistä työtä, mutta pahimmillaan vangit ovat päässeet pois rangaistuslaitoksesta väärään aikaan.

Suuressa suomalaisvankilassa työskentelevä henkilö kertoo, että uusi järjestelmä ei sovellu siihen, mihin se on tarkoitettu. Hän haluaa kertoa asiasta nimettömänä sen arkaluontoisuuden vuoksi. MT:llä on tiedossa miehen henkilöllisyys.

Alkutahdit tietojärjestelmähankkeelle annettiin jo kymmenisen vuotta sitten, kun päätettiin, että rikosseuraamusalalle tarvitaan yksi yhteinen tietojärjestelmä. Tietojärjestelmän uudistamisen alkuperäinen budjetti oli noin kymmenen miljoonaa euroa. Uusi järjestelmä on käyttöönottoonsa mennessä maksanut jo noin 40 miljoonaa euroa eli karkeasti nelinkertaisesti sen, mitä oli tarkoitus.

Ongelmat koskettavat vankilassa työskentelevän henkilön mukaan käytännössä kaikkia Suomessa toimivia rikosseuraamusalan yksiköitä eli vankiloiden lisäksi muun muassa yhdyskuntaseuraamustoimistoja ja arviointikeskuksia. Haastateltu henkilö on tehnyt yhteistyötä muiden laitosten henkilöstön kanssa, ja kokemus ongelmista on yhteinen. Hän kuitenkin huomauttaa, että ongelmien painopiste ja ilmeneminen vaihtelevat sen mukaan, missä yksikössä ja tehtävässä kukin työskentelee.

Itse suuressa vankilassa työskentelevä henkilö arvioi, että suuremmat yksiköt ovat pienempiä yksiköitä paremmassa asemassa. Tämä johtuu siitä, että suuremmissa yksiköissä vangit liikkuvat paikasta toiseen enemmän kuin pienemmissä, joten vaikkapa vankilomakirjaukset tai lääkärikäynnit hoituvat suuremmissa yksiköissä rutiinilla nopeammin.

Käytännön tasolla tietojärjestelmän ongelmat näkyvät esimerkiksi niin, vankeja on jäänyt vapautumatta oikeana päivänä. Lisäksi monet asiat, jotka ennen sujuivat automaattisesti, vaativat nykyään ylimääräistä työtä ja erillisiä päätöksiä.

Yksi esimerkki tällaisesta asiasta on vankien niin sanottu toimintaraha. Siitä huolimatta, että se kuuluu kaikille vangeille, asiasta pitää tehdä erikseen päätös, josta vanki ei kuitenkaan pysty kieltäytymään, vaikka haluaisi.

Järjestelmäongelmat vaikuttavat myös siihen, miten hyvin vanginvartijat tuntevat asiakkaansa eli vangit. Nykyisin tiedot vaikkapa siitä, miten jonkun vangin vankeusaika on sujunut, ovat hyvin vaikeasti löydettävissä, mikä heikentää vankituntemusta.

Vankilassa työskentelevä henkilö pelkää, että on vain ajan kysymys, kun jostain vankilasta vapautuu väärä vanki. Niin sanotun sakkovangin sijaan vapaaksi voi päästäkin vaarallinen elinkautisvanki, jolla on vielä pitkään tuomiota jäljellä.

”Nyt kun kukaan ei osaa kunnolla sitä käyttöjärjestelmää, on mahdollista, että jos tarkkaavaisuus pettää, vapaaksi lähtee joku ihan muu kuin kenen piti. Se ei ole mitenkään mahdotonta, kun emme saa tarvittavia tietoja, emmekä pysy perillä siitä, missä sellissä kukakin asuu.”

Yksi kantava teema tietojärjestelmähankinnassa oli se, että sillä pyrittiin täysin sähköiseen toimintaan ilman papereita. Nyt kuitenkin järjestelmän ongelmien takia on syntynyt niin sanottuja varjojärjestelmiä, ja tärkeitä asioita kirjataan pahimmillaan muiden papereiden kulmaan, kun niitä ei saada suoraan järjestelmästä ulos.

”Osa näistä varjojärjestelmistä saattaa hipoa jo laitonta henkilörekisteriä, kun pidetään ties mitä kirjanpitoa.”

Yli 20 vuotta työelämässä olleella henkilöllä on painokas mielipide nykyisestä järjestelmästä.

”En ole mitään näin surkeaa tietojärjestelmää nähnyt”, hän linjaa.

Kuvaavaa on, että ennen jokin hallinnollinen asia sujui käden käänteessä, kun nyt aikaa kuluu pahimmillaan moninkertaisesti.

”Tietotekniikan kuuluisi auttaa ihmisiä työnteossa ja sujuvoittaa sitä. Ja nyt me olemme siinä pisteessä, että yritämme selvitä sen järjestelmän vaatimuksista.”